PI (Proforma Invoice) trong xuất nhập khẩu là gì?

Proforma Invoice, hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, thường được đưa ra và so sánh với Commercial Invoice (hóa đơn thương mại). Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Commercial Invoice thường xuyên xuất hiện như một chứng từ bắt buộc trong quá trình mua bán quốc tế. Tuy nhiên, trước khi bạn tạo ra Commercial Invoice, bước tiên quan trọng thường là việc lập Proforma Invoice, như một bước xác nhận thông tin trước khi thực hiện các giao dịch chính thức.

Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice thường được viết tắt là PI và dịch sang tiếng Việt là “hóa đơn chiếu lệ”. Đây thực sự là bản nháp đầu tiên cho hóa đơn thương mại chính thức của lô hàng sắp xuất nhập khẩu. Trong Proforma Invoice, bạn có thể nắm bắt đầy đủ thông tin về số lượng hàng, loại hàng, tổng giá trị hàng, và giá trị cụ thể từng sản phẩm.

Mặc dù Proforma Invoice có hình thức giống hóa đơn thương mại, nhưng không được sử dụng để đòi tiền hay thanh toán, bởi đây chỉ là bản nháp của hóa đơn chính thức. Bên xuất khẩu (bên bán) sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua) về thông tin chính xác của lô hàng và đặc biệt là giá trị cụ thể của từng sản phẩm.

Khi Proforma Invoice được bên nhập khẩu nhận được, cả hai bên tiếp tục thảo luận và thống nhất các điều khoản quan trọng trước khi đưa vào hợp đồng thương mại chính thức. Do đó, Proforma Invoice có vai trò là bản nháp linh hoạt, cho phép điều chỉnh để tạo ra điều kiện tối ưu cho cả hai bên mua và bán trước khi chính thức hóa các điều khoản trong hợp đồng.

Proforma Invoice phát hành khi nào?

Về khía cạnh thời gian, không có quy định cụ thể về lúc nào Proforma Invoice (PI) cần được tạo, và không nhất thiết phải có nó trong mọi giao dịch mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, để làm cho quá trình thương thảo và thực hiện hợp đồng mua bán trở nên thuận tiện, việc sử dụng PI có thể xảy ra.

Thường, PI được phát hành trong các trường hợp sau:

1. Chưa Giao Hàng: Người bán cần cung cấp một tài liệu về lô hàng trước khi hàng được giao (hoặc chưa sẵn sàng giao).
2. Thủ Tục Hải Quan: Người bán cần một chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để tiến hành thủ tục hải quan xuất khẩu (đặc biệt là ở một số quốc gia).
3. Chưa Có Hóa Đơn Thương Mại: Khi chưa có đủ thông tin hoặc chưa đến thời điểm để phát hành Hóa đơn thương mại chính thức. Khi đầy đủ thông tin sẵn có và người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã được gửi (hoặc đã được đóng container), người bán có thể chuyển sang việc phát hành Hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng đó.

Nội dung của Proforma Invoice.

Hóa đơn Proforma thường chứa đựng những thông tin chi tiết sau đây:

• Thông tin bên bán và bên mua: bao gồm tên, địa chỉ, và liên lạc của cả bên bán và bên mua.
• Ngày lập hóa đơn: thời điểm mà hóa đơn Proforma được tạo ra.
• Số hóa đơn: số nhận dạng duy nhất cho hóa đơn này.
• Danh sách sản phẩm/dịch vụ: mô tả chi tiết về từng sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm số lượng, đơn giá, và tổng giá.
• Các chi phí khác: các chi phí bổ sung như thuế, phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có.
• Tổng giá trị: tổng giá trị của hóa đơn, thường bao gồm cả thuế và các chi phí khác.
• Điều khoản và điều kiện: các điều khoản và điều kiện của giao dịch, bao gồm cả điều kiện thanh toán và vận chuyển.
• Thời gian giao hàng dự kiến (ETD): dự kiến thời gian mà hàng hóa sẽ rời khỏi điểm xuất phát.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice.

Thực tế, bạn có thể phân biệt sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice một cách dễ dàng dựa trên đặc điểm cụ thể của chúng. Hãy xem xét định nghĩa sau đây:

Proforma Invoice có thay thế cho hợp đồng không?

Hóa đơn proforma chỉ đơn giản là một dạng báo giá hoặc đề xuất giao dịch, không tạo ra bất kỳ nghĩa vụ pháp lý nào đối với các bên liên quan. Chỉ đơn thuần cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, số lượng, giá cả, cùng với các điều kiện thanh toán và vận chuyển dự kiến.

Ngược lại, hợp đồng là một thỏa thuận pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên, đặt ra nghĩa vụ pháp lý cho mỗi bên thực hiện những điều đã thỏa thuận. Hợp đồng thường chứa đựng các điều khoản chi tiết hơn về giao dịch, bao gồm cả các hậu quả pháp lý nếu một bên không thực hiện đúng những gì đã thỏa thuận.

Do đó, mặc dù hóa đơn proforma có thể đóng một vai trò quan trọng trong quá trình thương lượng và lập kế hoạch cho giao dịch, nhưng nó không thể thay thế được hợp đồng.

Trên đây là toàn bộ thông tin mà khách hàng cần biết về hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào hoặc đang cần sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói tại Lào Việt Express chúng tôi sẵn lòng giúp đỡ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết từ đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

Hotline/Zalo: Mr.Phúc 0838 377386 – Ms.Chi 0375 983776

Website: https://vantailaoviet.com/

Fanpage Facebook: https://www.facebook.com/vietlaologistics/